8 tips voor een succesvol intranet

succesvol-intranet

Intranet is een privaat netwerk binnen een organisatie en heeft niet altijd even vlot gewerkt. Zelfs nu staan de meeste van deze interne netwerken nog in de kinderschoenen. Hoe maak je je intranet dan succesvol? Hier zijn alvast 8 gouden tips die je opweg helpen naar een succelvol intranet.

1.      Kijk naar de toekomst

Intranet moet kunnen inspelen op nabije toekomstige veranderingen. Maar kijk niet te ver vooruit, of je loopt voor op de zaken nog voor mensen de kans hebben om je te volgen.

2.      Creëer waarde

Om waarde te creëeren met intranet stel je je best de vraag: ‘Waarom moet iets anders?’ En niet: ‘Wat moet er anders?’ Door dat ene essentiële woord ‘wat’ door ‘waarom’ te vervangen, ben je beter in staat om specifieke doelen te stellen. Bijvoorbeeld: ’Werknemers moeten beter met elkaar communiceren. Beter is dat je vraagt: ‘Waarom moeten de werknemers beter met elkaar communiceren?’

Door deze vraag te stellen, krijg je bruikbare output. Wat wil ik eruit halen? Met deze output kan je duidelijke doelen formuleren die moeten voortvloeien uit je intranet.

3.      Wat leeft er op de werkvloer?

Ja, wat leeft er nu juist op de werkvloer? Welke behoeftes zijn er? Zijn behoeftes onbekend, omdat de werknemers simpelweg niet weten dat er een oplossing voor is?

Om hierop antwoord te krijgen, moet je je werkvloer kennen. Loop eens een dagje mee. Stel vragen en praat erover. Je ontdekt in ‘no time’ wat er leeft en welke behoeftes er zijn. Er zullen ook zaken boven komen drijven waar jij wel van weet dat er een oplossing voor bestaat. Al deze zaken kunnen een meerwaarde opleveren door ze aan te pakken. De energie die je erin steekt, komt er dubbel en dik uit.

4.      Betrek je werknemers

Betrek je hele werkvloer bij het ontwikkelen van intranet. Zorg dat de behoeften duidelijk worden en zet er een vergrootglas op, zodat inzichten en verbeterpunten zichtbaar worden.

5.      Ga voor meerdere invalshoeken

Intranet wordt vaak vormgegeven door interne experts. Ze bekijken het probleem vaak vanuit hun opleiding en verliezen de voeling met wat écht belangrijk is op de werkvloer. Hierdoor ontstaat er een kloof tussen wat er verwezenlijkt wordt en wat er écht leeft op de werkvloer.

6.      Intranet is geen alleenstaand gegeven

Intranet bestaat uit verschillende factoren. De belangrijkste hiervan zijn:

  • techniek
  • interactie
  • vormgeving
  • inhoud
  • organisatie
  • data

Hou met deze zes factoren rekening en je bent al stevig op weg naar een succelvol intranet.

7.      Start vandaag nog

Om aan een succesvol intranet te werken, hoef je niet te wachten tot je je werkvloer hebt bevraagd. Elke organisatie heeft wel gemeenschappelijke behoeften. Enkele belangrijke basisbehoeften zijn:

  • Reserveren: een goede regeling maakt goede vrienden (meetingrooms, auto’s, hulpmiddelen, …).
  • Creëer ruimte voor leuke dingen (verjaardagskalender, foto’s, bedrijfsuitje).
  • HR (vacatures, opleidingen, …).
  • Nieuws (events, nieuwe menu, belangrijke updates, …).
  • Toegang tot documenten.
  • Informatie over de bedrijfscultuur.
  • Informatie over de procedures, richtlijnen, standaard (de gang van zaken).
  • Producten, productinformatie, productondersteuning.
  • Aanspreekpunten wanneer je vastzit.
  • Vragenlijsten.
  • Goede analytics .

8.      Ontwikkel een intranet dat gestuurd wordt vanuit vragen en behoeftes

Dit kan je doen door:

  • De werkvloer actief betrekken bij veranderingen.
  • De behoeftes, wensen en verwachtingen verder uitdiepen, analyseren en structureren.
  • Feedback over gebruiksvriendelijkheid vertalen naar functionaliteit.
  • Vragenlijsten op intranet over de wensen, behoeften en verwachtingen.
  • Brainstormsessies inplannen over je doelen, behoeftes, wensen en verwachtingen. Maar even goed over de beperkingen en frustraties die bij je medewerkers leven.
Executive Summary

Hoe maak je je intranet succesvol? Weten wat er leeft op de werkvloer en de juiste vragen stellen zijn de eerste stappen in de juiste richting. Zorg met ‘waarom-vragen’ voor de juiste output en stel specifieke doelen op.

Leave A Comment




    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *